أهم 10 تحديات لإدارة الموظفين عن بعد و 8 استراتيجيات رئيسية للتغلب عليها
آخر تحديث في 26 أكتوبر 2023 إيان ماكوان"في عام 2020، زاد عدد العاملين عن بعد في الولايات المتحدة بنسبة 40% وهو أمر رائع. ومن المتوقع أن يستمر هذا الاتجاه، حيث من المتوقع أن يصل عدد العاملين عن بعد إلى 36.2 مليون بحلول عام 2025.
مع ظهور العمل عن بعد ، تواجه العديد من الشركات تحديات جديدة في إدارة موظفيها. في حين أن العمل عن بُعد يمكن أن يقدم مزايا عديدة ، مثل زيادة المرونة وتقليل التكاليف العامة ، إلا أنه ليس من السهل ضمان بقاء الموظفين منتجين ومركزين على عملهم.
في هذه المقالة ، سوف نستكشف التحدي الذي ستواجهه معظم الشركات عند وجود فريق عمل عن بعد ، والاستراتيجيات الأساسية لإدارة الموظفين عن بُعد بشكل فعال ، وأفضل برنامج لمراقبة الموظفين لتحسين أداء العمل.
الإنتقال السريع
الجزء 1: أهم 10 تحديات محتملة عند إدارة فريق بعيد
عند وجود فريق عمل عن بُعد ، هناك العديد من التحديات التي قد تواجهها:
1. اتصالات
قد يكون من الصعب التواصل بشكل فعال عندما لا يكون أعضاء الفريق في نفس المساحة المادية. يمكن أن يؤدي هذا إلى سوء الفهم ، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، وانخفاض الإنتاجية.
2. تعاون
قد يكون من الصعب التعاون في المشاريع عندما لا يعمل أعضاء الفريق جنبًا إلى جنب. هذا يمكن أن يؤدي إلى تأخير في إنجاز المشروع وانخفاض في الجودة.
3. عدم وجود هيكل
عندما لا يعمل أعضاء الفريق في بيئة مكتبية تقليدية ، قد يكون من الصعب خلق شعور بالبنية والروتين. يمكن أن يؤدي هذا إلى التشتت والتسويف وانخفاض الإنتاجية.
4. التكنولوجيا
لا يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إلى نفس التكنولوجيا ، مما يجعل من الصعب التعاون والتواصل بشكل فعال. هذا يمكن أن يؤدي إلى الإحباط وانخفاض في الإنتاجية.
5. المناطق الزمنية
إذا كان أعضاء الفريق موجودين في مناطق زمنية مختلفة ، فقد يكون من الصعب جدولة الاجتماعات والتعاون في المشاريع. هذا يمكن أن يؤدي إلى تأخير وانخفاض في الإنتاجية.
6. التوازن بين العمل والحياة
وجد تقرير صادر عن شركة PwC في عام 2021 أن 44٪ من الموظفين قالوا إنهم شعروا بضغوط ليكونوا متاحين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع بسبب العمل عن بُعد ، مما يجعل من الصعب الحفاظ على حدود العمل والحياة. قد يكون من الصعب الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة عند العمل عن بُعد. يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإرهاق والإجهاد وانخفاض الإنتاجية.
7. العزلة
يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى الشعور بالعزلة والوحدة. يمكن أن يكون لهذا تأثير سلبي على الصحة العقلية والإنتاجية. وجدت الأبحاث التي أجرتها Harvard Business Review أن العاملين عن بُعد هم أكثر عرضة للشعور بالعزلة وتفويت المعلومات المهمة والتفاعل الاجتماعي. (المصدر: هارفارد بزنس ريفيو)
8. حضاره
قد يكون من الصعب إنشاء ثقافة شركة قوية عندما لا يكون أعضاء الفريق في نفس المساحة المادية. هذا يمكن أن يؤدي إلى انخفاض في مشاركة الموظفين وانخفاض في الإنتاجية.
9. الأمان
قد يكون من الصعب حماية معلومات الشركة الحساسة عندما يعمل أعضاء الفريق عن بُعد. هذا يمكن أن يؤدي إلى خروقات البيانات وانخفاض في الأمن.
10. الالتزام
قد يكون الامتثال للوائح أكثر صعوبة عندما يعمل أعضاء الفريق عن بُعد. هذا يمكن أن يؤدي إلى غرامات وعقوبات.
على الرغم من هذه التحديات ، هناك العديد من الفوائد للعمل عن بعد ، مثل زيادة المرونة ، وتحسين التوازن بين العمل والحياة ، وخفض التكاليف. المفتاح هو أن تكون مقصودًا للغاية واستباقيًا في كيفية إدارة الاتصال ، وتحديد التوقعات ، وبناء الثقة ، وتعزيز الاتصالات داخل فريقك البعيد. مع وجود الأدوات والعمليات الصحيحة وثقافة الشركة في مكانها الصحيح ، يمكن أن يكون الفريق البعيد منتجًا وناجحًا مثل الفريق داخل المكتب.
الجزء 2: 8 نصائح لإدارة الموظف عن بعد بشكل فعال
1. تعيين الموظفين المناسبين عن بعد
تتمثل الخطوة الأولى في إدارة الموظفين عن بُعد بشكل فعال في تعيين الأشخاص المناسبين للعمل عن بُعد. فيما يلي بعض النصائح لتحديد المرشحين للعمل عن بُعد وتقييمهم:
تحديد الأدوار الوظيفية المناسبة للعمل عن بُعد: قد تكون بعض الأدوار الوظيفية أكثر ملاءمة للعمل عن بُعد أكثر من غيرها. ضع في اعتبارك الأدوار الوظيفية التي تتطلب العمل الأكثر استقلالية وأيها يمكن القيام به بفعالية من موقع بعيد.
إنشاء أوصاف وظيفية واضحة: عند الإعلان عن فرص عمل ، كن واضحًا بشأن متطلبات العمل عن بُعد ، بما في ذلك الأجهزة والبرامج الضرورية وأدوات الاتصال والتعاون.
تقييم المرشحين للعمل عن بعد: أثناء عملية التوظيف ، قم بتقييم المرشحين لقدرتهم على العمل بشكل مستقل ، وإدارة وقتهم بفعالية ، والتواصل بوضوح.
إجراء مقابلات عمل افتراضية: استخدم أدوات مؤتمرات الفيديو لإجراء مقابلات عمل افتراضية ، والتي يمكن أن تساعدك على تقييم كيفية تواصل المرشحين وتفاعلهم عن بُعد.
2. ابدأ صغيرًا عند نقل القوى العاملة الخاصة بك إلى العمل عن بعد
لا تحاول نقل القوى العاملة بأكملها إلى العمل عن بُعد بين عشية وضحاها. ابدأ بتقديم خيارات العمل عن بُعد لمجموعة صغيرة من الموظفين وانظر كيف ستسير الأمور. يمكن أن يكون بدء العمل على نطاق صغير عن بُعد أقل إزعاجًا ، وأسهل في استكشاف المشكلات وإصلاحها ، كما أنه يمثل طريقة جيدة لاختبار الظروف المواتية للشركة وموظفيها.
3. ثق بموظفيك عن بعد
الثقة في موظفيك عن بعد أمر بالغ الأهمية لخلق بيئة عمل عن بعد ناجحة. امنح موظفيك الحرية والمرونة للعمل عن بُعد دون إدارة دقيقة لهم. بدلاً من التركيز على عدد ساعات عمل موظفيك عن بُعد ، ركز على النتائج التي ينتجونها. عندما يتم الوثوق بالموظفين ، فإنهم يشعرون بالتمكين والدافع للعمل من أجل تحقيق أهداف الشركة.
4. تحديد توقعات وأهداف واضحة
لإدارة الموظفين عن بُعد بشكل فعال ، من الضروري تحديد توقعات وأهداف واضحة. هنا بعض النصائح:
- إنشاء قنوات اتصال واضحة: حدد قنوات الاتصال التي سيتم استخدامها لأنواع مختلفة من الاتصالات ، مثل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ومؤتمرات الفيديو.
- ضع أهدافًا محددة وقابلة للقياس: ضع أهدافًا وأهدافًا واضحة لكل موظف بعيد ، وتأكد من أنها محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً (SMART).
- تحديد الأدوار والمسؤوليات الوظيفية: حدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات الوظيفية للموظفين عن بعد ، بما في ذلك المهام المحددة والمواعيد النهائية.
- إنشاء سياسة العمل عن بُعد: قم بإنشاء سياسة عمل عن بُعد واضحة تحدد التوقعات حول ساعات العمل والتواصل والتسليمات.
5. توفير الأدوات والموارد المناسبة
لمساعدة الموظفين عن بعد على النجاح ، من المهم تزويدهم بالأدوات والموارد المناسبة. هنا بعض النصائح:
- تزويد الموظفين عن بُعد بالأجهزة والبرامج اللازمة: تأكد من أن الموظفين عن بُعد لديهم الأجهزة والبرامج اللازمة لأداء واجباتهم الوظيفية بفعالية ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف الذكية وبرامج التعاون.
- قم بإعداد وصول آمن عن بعد لأنظمة الشركة: تأكد من أن الموظفين البعيدين يمكنهم الوصول بأمان إلى أنظمة الشركة وبياناتها من مواقعهم البعيدة.
- توفير الوصول إلى أدوات الاتصال والتعاون: قم بتزويد الموظفين عن بُعد بإمكانية الوصول إلى أدوات التعاون مثل مؤتمرات الفيديو وبرامج إدارة المشاريع والمراسلة الفورية.
- توفير فرص التدريب والتطوير المستمر: توفير فرص التدريب والتطوير المستمر للموظفين عن بعد لمساعدتهم على البقاء على اطلاع دائم بمهاراتهم والتقدم في حياتهم المهنية.
6. استراتيجيات التفاعل الفعال لإدارة الموظفين عن بعد
لإدارة الموظفين عن بُعد بشكل فعال ، من المهم إجراء عمليات تسجيل وصول واجتماعات منتظمة ، وتشجيع التواصل المفتوح وردود الفعل ، وتعزيز الشعور بالتعاون الجماعي والصداقة الحميمة ، ومراقبة إنتاجية الموظف عن بُعد وأدائه. هنا بعض النصائح:
- إنشاء عمليات تسجيل وصول واجتماعات منتظمة: قم بإعداد عمليات تسجيل وصول واجتماعات منتظمة مع كل موظف عن بُعد لمناقشة التقدم المحرز ومعالجة أي مخاوف وتقديم التعليقات.
- شجع التواصل المفتوح وردود الفعل: شجع الموظفين عن بعد على طرح الأسئلة ومشاركة الأفكار وتقديم الملاحظات حول عملهم والفريق ككل.
- تعزيز الشعور بالتعاون الجماعي والصداقة الحميمة: خلق فرص للموظفين عن بعد للتفاعل والتعاون مع أعضاء فريقهم ، مثل استراحات القهوة الافتراضية أو أنشطة بناء الفريق.
- مراقبة إنتاجية الموظف عن بُعد وأدائه: استخدم أدوات تتبع الإنتاجية والأداء لمراقبة تقدم الموظفين عن بُعد والتأكد من أنهم يوفون بأهدافهم ومواعيدهم النهائية.
7. الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة للموظفين عن بعد
يعد الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة من أكبر تحديات العمل عن بُعد. فيما يلي بعض النصائح لمساعدة الموظفين عن بُعد على تحقيق التوازن بين العمل والحياة:
- شجع الموظفين عن بعد على الحفاظ على ساعات عمل منتظمة: شجع الموظفين عن بعد على تحديد ساعات عمل منتظمة والالتزام بها قدر الإمكان.
- شجع الموظفين عن بعد على أخذ فترات راحة وقطع الاتصال بالعمل: شجع الموظفين عن بعد على أخذ فترات راحة منتظمة وقطع الاتصال بالعمل عندما لا يعملون.
- تعزيز مبادرات العافية والصحة العقلية: تقديم مبادرات العافية والصحة العقلية مثل دروس اللياقة البدنية الافتراضية أو خدمات الاستشارة.
- توفير الموارد للموظفين عن بُعد لإدارة التوازن بين العمل والحياة الخاصة بهم: قم بتوفير الموارد مثل أدوات إدارة الوقت أو المقالات حول الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة.
8. التغلب على تحديات الإدارة عن بعد المشتركة
هناك العديد من التحديات الشائعة التي تظهر عند إدارة الموظفين عن بُعد ، مثل حواجز الاتصال ، واختلافات المنطقة الزمنية ، وتعارضات الفريق وسوء الفهم ، وإرهاق الموظفين عن بُعد. فيما يلي بعض النصائح للتعامل مع هذه التحديات:
- التغلب على حواجز الاتصال: استخدم قنوات اتصال واضحة ، وقم بإجراء عمليات تسجيل وصول واجتماعات منتظمة ، وقدم ملاحظات حول فعالية الاتصال.
- معالجة اختلافات المنطقة الزمنية: تحلَّ بالمرونة مع ساعات العمل ، وأنشئ خطة اتصال واضحة ، واستخدم الأدوات التي تسمح بالاتصال غير المتزامن.
- إدارة النزاعات وسوء الفهم الجماعي: استخدم تقنيات حل النزاعات ، وشجع التواصل المفتوح ، وتسهيل أنشطة بناء الفريق.
* معالجة إرهاق الموظفين عن بُعد: تشجيع التوازن بين العمل والحياة ، وتقديم مبادرات العافية والصحة العقلية ، ومراقبة مستويات عبء العمل والإنتاجية.
mSpy مراقب نشاط الموظف
احصل على رؤى قوية حول إنتاجية فريقك وكفاءته باستخدام mSpy الذي يوفر معلومات مفصلة عن الوقت الذي يقضيه.
سجل كل ضغطة مفتاح وضبط المنبه لكلمات رئيسية محددة
تجسس على جميع تطبيقات الوسائط الاجتماعية ، FB ، IG ، Twitter ، Snapchat ، إلخ
عرض الرسائل القصيرة / الرسائل الفورية ، وسجلات المكالمات ، وجهات الاتصال ، ورسائل البريد الإلكتروني ، وسجل المتصفح
إرسال تنبيهات في الوقت الحقيقي
حظر المواقع والبرامج غير المتعلقة بالعمل
الجزء 3: أفضل برنامج لمراقبة الموظفين لإدارة الفريق عن بُعد - mSpy
mSpy هو برنامج مراقبة للجوّال والكمبيوتر يمكّن الشركات من تتبع موظفيها عن بعد. يتم تثبيت البرنامج على جهاز الموظف ويوفر تتبعًا في الوقت الفعلي لأنشطته ، بما في ذلك موقع GPS وسجلات المكالمات والرسائل النصية وسجل تصفح الإنترنت ونشاط الوسائط الاجتماعية والمزيد.
ميزات mSpy لإدارة الموظفين عن بعد
يقدم mSpy مجموعة من الميزات التي تجعله أداة مثالية لإدارة الموظفين عن بعد ، بما في ذلك:
- تتبع نظام تحديد المواقع في الوقت الحقيقي: يسمح mSpy للشركات بتتبع موقع موظفيها عن بعد في الوقت الفعلي ، مما يضمن تواجدهم في المكان الذي ينبغي أن يكونوا فيه أثناء ساعات العمل.
- مراقبة المكالمات والرسائل: يمكّن mSpy الشركات من مراقبة المكالمات الهاتفية والرسائل النصية لموظفيها ، مما يضمن عدم إضاعة وقت الشركة في الأمور الشخصية.
- مراقبة الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي: يمكّن mSpy الشركات من مراقبة سجل تصفح الإنترنت لموظفيها ونشاط الوسائط الاجتماعية ، مما يضمن عدم مشاركتهم في أنشطة غير متعلقة بالعمل أثناء ساعات العمل.
- كلوغر: يلتقط mSpy جميع ضغطات المفاتيح التي يتم إجراؤها على جهاز الموظف ، مما يمكّن الشركات من مراقبة إنتاجية موظفيها وتحديد أي مخاطر أمنية محتملة.
mSpy مراقب نشاط الموظف
احصل على رؤى قوية حول إنتاجية فريقك وكفاءته باستخدام mSpy الذي يوفر معلومات مفصلة عن الوقت الذي يقضيه.
سجل كل ضغطة مفتاح وضبط المنبه لكلمات رئيسية محددة
تجسس على جميع تطبيقات الوسائط الاجتماعية ، FB ، IG ، Twitter ، Snapchat ، إلخ
عرض الرسائل القصيرة / الرسائل الفورية ، وسجلات المكالمات ، وجهات الاتصال ، ورسائل البريد الإلكتروني ، وسجل المتصفح
إرسال تنبيهات في الوقت الحقيقي
حظر المواقع والبرامج غير المتعلقة بالعمل
فوائد استخدام mSpy لإدارة الموظفين عن بعد
يوفر استخدام mSpy لإدارة الموظفين عن بُعد العديد من المزايا ، بما في ذلك:
- زيادة الإنتاجية: من خلال مراقبة أنشطة موظفيها ، يمكن للشركات تحديد أي سلوكيات تضييع الوقت واتخاذ إجراءات لمعالجتها.
- تحسين الاتصال: يتيح mSpy للشركات البقاء على اتصال مع موظفيها البعيدين بسهولة أكبر ، مما يضمن مواكبة أحدث التطورات.
- تعزيز الأمن: من خلال مراقبة أنشطة موظفيها ، يمكن للشركات تحديد أي مخاطر أمنية محتملة واتخاذ الإجراءات لمعالجتها.
- الفعالية من حيث التكلفة: يعد mSpy حلاً ميسور التكلفة للشركات التي تتطلع إلى إدارة موظفيها عن بُعد بشكل أكثر فعالية.
حالات استخدام mSpy في إدارة الموظفين عن بعد
يمكن استخدام mSpy في مجموعة متنوعة من المواقف لإدارة الموظفين عن بُعد ، بما في ذلك:
- فرق المبيعات: يمكن استخدام mSpy لتتبع موقع مندوبي المبيعات ومراقبة اتصالاتهم مع العملاء ، والتأكد من أنهم يحققون أهدافهم ويمثلون الشركة بطريقة احترافية.
- فرق خدمة العملاء: يمكن استخدام mSpy لمراقبة اتصالات ممثلي خدمة العملاء مع العملاء ، مما يضمن تقديمهم لمستوى عالٍ من الخدمة وحل المشكلات على الفور.
- العمال عن بعد: يمكن استخدام mSpy لمراقبة إنتاجية العاملين عن بعد ، والتأكد من استمرارهم في المهمة وعدم الانخراط في أنشطة غير متعلقة بالعمل أثناء ساعات العمل.
mSpy مراقب نشاط الموظف
احصل على رؤى قوية حول إنتاجية فريقك وكفاءته باستخدام mSpy الذي يوفر معلومات مفصلة عن الوقت الذي يقضيه.
سجل كل ضغطة مفتاح وضبط المنبه لكلمات رئيسية محددة
تجسس على جميع تطبيقات الوسائط الاجتماعية ، FB ، IG ، Twitter ، Snapchat ، إلخ
عرض الرسائل القصيرة / الرسائل الفورية ، وسجلات المكالمات ، وجهات الاتصال ، ورسائل البريد الإلكتروني ، وسجل المتصفح
إرسال تنبيهات في الوقت الحقيقي
حظر المواقع والبرامج غير المتعلقة بالعمل
كيفية إعداد mSpy لمراقبة الموظفين عن بعد
اعداد mSpy لمراقبة الموظفين عن بعد هي عملية بسيطة تتضمن الخطوات التالية:
الخطوة 1: قم بإنشاء حساب mSpy وحدد خطة اشتراك.
انقر فوق الزر أدناه ، وانتقل إلى الموقع الرسمي لـ mSpy ، واختر خطة اشتراك تناسب متطلباتك.
الخطوة 2: قم بتنزيل وتثبيت تطبيق mSpy على الجهاز المستهدف.
في وقت لاحق ، ستتلقى رسالة بريد إلكتروني تحتوي على إرشادات التثبيت. ستحتاج إلى تنزيل mSpy على الجهاز الذي تريد مراقبته واتباع التعليمات لتثبيته.
الخطوة 3: قم بتسجيل الدخول إلى حساب mSpy الخاص بك وابدأ في مراقبة الجهاز المستهدف
بمجرد تثبيت mSpy ، ستحتاج إلى تكوينه وفقًا لتفضيلاتك. يمكنك اختيار الميزات التي تريد استخدامها ، مثل تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ومراقبة المكالمات ومراقبة الوسائط الاجتماعية.
المحصلة
قد تكون إدارة الموظفين عن بُعد بشكل فعال أمرًا صعبًا ، ولكن باتباع الاستراتيجيات الموضحة في هذه المقالة ، يمكن للشركات التأكد من أن موظفيها عن بُعد منتجين ومشاركين وسعداء. من خلال تعيين الموظفين المناسبين عن بُعد ، ووضع توقعات وأهداف واضحة ، وتوفير الأدوات والموارد المناسبة ، وإدارة الموظفين عن بُعد بشكل فعال ، والحفاظ على التوازن بين العمل والحياة ، يمكن للشركات أن تزدهر في عصر العمل عن بُعد.
الأسئلة الشائعة
مرجع:
- هارفارد بيزنس ريفيو (HBR): "15 سؤالا حول العمل عن بعد ، الإجابة"توفر هذه المقالة رؤى حول كيفية إدارة الفرق البعيدة بشكل فعال ، بما في ذلك تلميحات حول الاتصال والثقة والإنتاجية والمزيد.
- تقرير العمل عن بعد"بواسطة GitLab. يوفر هذا التقرير رؤى حول العمل عن بُعد ، بما في ذلك بيانات حول الإنتاجية والتواصل والتعاون. ويتضمن استجابات من أكثر من 3,000 عامل ومدير عن بُعد.
- "حالة العمل عن بُعد 2021" من إعداد Buffer: يقدم هذا التقرير رؤى حول الخبرات والتحديات والتفضيلات الخاصة بالعاملين عن بُعد استنادًا إلى دراسة استقصائية شملت 3,500 عامل عن بُعد من جميع أنحاء العالم. يغطي التقرير موضوعات مثل الاتصال والتوازن بين العمل والحياة والإنتاجية والرضا الوظيفي.
- "مستقبل العمل: العمل عن بُعد" من إعداد شركة McKinsey & Company: يبحث هذا التقرير في اتجاهات وتحديات العمل عن بُعد ويقدم رؤى حول كيفية إدارة المؤسسات للفرق عن بُعد بشكل فعال. يتضمن التقرير مسحًا شمل 800 مدير تنفيذي عبر الصناعات والمناطق.